神州数码管理系统有限公司 北方区总部易飞服务部 彭添吉

 

背景：

医药批发行业的企业运作日常流程, 包含物流管理、财务管理等相关的信息处理，长期以来一直采用手工方式操作。1999年初，医药行业以药医分离、连锁经营、GSP(药品经营质量管理规范)达标为标志，封闭了将近50年的产品流通四级批发制被完全打破。政策放开后，企业现有的营运模式无法跟上市场发展的潮流，产业结构调整势不可挡。企业开始大规模运作(收购、合并)，面临一个全新的市场竞争环境，势必要运用新的营销模式。企业管理和营运效率已经成为企业成败的关键所在。2001年10月15日，国家药品监督管理局发布了“关于加快GSP认证步伐和推进监督实施GSP工作进程的通知”，尤其对大中型药品批发、零售连锁企业做了特殊要求： 2002年底完成GSP改造和认证, 2004年年底没有通过GSP的药品经营企业，将无法营运。因此手工方式的弊端毕现无遗。所以，从基础上改革管理手段已经刻不容缓，经营和管理必须架构在一套完善的信息管理系统来开展。目前，医药管理系统已成为医药企业经营管理上的核心利器。

医药批发行业的主要特点(管理重点)有：

1、商品种类繁多

2、客户数多

3、价格体系

4、批号(效期)管理

5、销售模式特殊

6、回款管理

7、发票管理

8、业务帐/财务帐

9、GSP(药品经营质量管理规范)

10、快速反应

一、商品种类繁多：

1、商品种类繁多,区分：

       * 西药类       * 中药材类    * 中成药类    * 保健品类

       * 化学试剂类       * 玻璃仪器类       * 医疗器械类

2、 同商品不同生产企业,不同装量即自成一商品,亦是造成商品繁多

   因素之一

       * 0.9%氯化钠注射液500ml与250ml区分不同商品

       * 0.9%氯化钠注射液500ml生产企业：武汉滨湖双鹤药业有限责任公司与山东枣庄百科药业有限公司区分不同商品。

   故如何帮助客户从上万种商品中查找某一种商品需为软件提供的功能之一。

二、客户数多：

1、客户数多：

       * 商业客户(商业调拨,快速批发,面向零售,面向医院)

       * 零售户(连锁药店,单一药店)

       * 医院(三级甲,三级合格,二级甲,二级合格,一级甲,一级合格)

2、同客户不同部门即自成一客户代号,亦是造成客户繁多因素之一

       * 北京五洲全新医药有限公司：长春堂药店, 南庆仁堂药店, 天坛药批区分不同客户。

    故如何帮助客户从上千家客户中查找某一客户需为软件提供功能之一。

三、价格体系：

1、批零价

       * 零售价依国家物价批文规定执行之(周期不一定)

       * 批发价为行规,其价格为零价之85% 例：

    阿莫仙干糖浆 零价：12.8   批价：12.8/1.15=11.13

       * 卖价不可高于零售价,若高于零售价是违法行为。

2、中标价

       * 国营医院会区分群组(例：驻京军队医院,北医组)集体招标,厂商参与招标,中标后日后之交易均以中标价为依归。

       * 招标为每年执行一次(同一品种一年一招标)。

       * 国营医院需依招标价采买,政府会定期查核。

3、最低售价

       * 依企业管理需求架构在成本价之上,依成本价弹性调整。

       * 售价不可低于最低售价。

4、单价取位及取位方式

       * 药品批发为买方市场,而一切交易最终又以发票为依归,故对不同客户需定义其单价取位及取位方式,才不致于产生退票。

5、进价不可高于批发价

6、交易均存在扣率,以批发价为基础,输扣率求单价,输单价求扣率

7、存货采用批成本制

       * 依每批进价认列其存货价值单独计算存货成本及出库成本,使其销售毛利更加精准。

四、批号(效期)管理：

1、商品有效期须进行严格控制,药品和化学试剂作为一种特殊的商品,时效性强,需要严格控制其有效期,对批号的管理要求严格。

2、举凡进货,退货,销货,销退,转拨报废等有关商品进出库均需以批号为依归。

3、过效期之商品均需无条件销毁。

* 执行这一规定会导致成本增加，所以某些不肖厂家会将过期药品作降价处理, 因此, 不明就里的消费者还以为捡到了便宜。

4、 按批号对药品流转进行跟踪回溯对效期品种按任意时间区段做近效期、过效期查询生成效期报表和催销表，确定催销和停售品种。

5、可搭配立体库,出货采近效期先出,先进先出的原则按批号发货。

五、销售模式特殊：

1、医药产品作为一种特殊产品，其销售模式也较特殊，即通常所说的“三角账”。销售顺序是：厂家将医药产品发货给批发站；批发站又将医药产品发货给医院。相应的资金流动方向相反：医院将产品全部或部分卖出后与批发站结款；批发站收款后再与厂家结算。退货又是与此相反的过程。

2、由于商品品种多、客户数多，造成业务量很大。

六、回款管理：

1、 从信用额度和回款期限两个角度实时监控客户信用，防止超额发货，降低风险。

2、结合账龄分析及时催款，加速资金流动。

3、需做到依商品,客户,业务员,部门(办事处)分析回款状况。

七、发票管理：

1、增值税票

2、普票

* 随货附票

* 期间汇总开票

* 普票清单

* 依客户需求列示批号,零价金额,批价金额

3、换票红冲

4、销退红冲

八、业务帐/财务帐

1、 因三角账关系而无法随货附票,而财务又以发票为认帐基础,故财务帐上会多了已销货未开票之存货资料,导致业务帐与财务帐无法一致。

2、 正确做法应针对已销货未开票之存货资料以发出商品会科来处理但客户为了少缴税(资金运用),且后续有可能成为坏帐(手续繁琐),而不愿提早缴税,而造成此一现象。

九、GSP (药品经营质量管理规范)

1、 GSP认证是国家对药品经营企业药品经营质量管理进行监督检查的一种手段，是对药品经营企业实施GSP情况的检查认可和监督管理的过程。

2、药品经营质量管理规范认证证书有效期5年，有效期满前3个月内由企业提出重新认证的申请。新开办药品经营企业认证证书有效期为1年。

3、到2004年7月和2004年年底，所有没有通过GMP、GSP的药品生产经营企业，将无法获得市场准入资格，未通过GMP的药品不准卖，未通过GSP的医药商业公司和药店不许开。

4、GSP包括管理职责、人员与培训、设施与设备、进货与验收、陈列与储存、销售、服务等7个方面的内容。

5、实施GSP的核心，即所谓的五关。

* 进货渠道关

* 到货验收关

* 在库养护关

* 出库复核关

* 售后服务关

十、快速反应：

1、由于二多二少： 商品品种多,客户数多,交易品种多数量少,金额少,造成业务量很大(尤其是商业客户),故快速反应为此行业对信息系统之基本要求。

2、从接单、销货、开票、出库、派车需于短时间内完成,而重点即在源头(接单),快速接单取决于基础信息正确(批零价,中标价),快速查得客户, 商品为基本条件, 后续货、开票、出库、派车均为弹指间完成。信息系统之整合管理除了前端(接单、销货、开票、出库、采购、进货、验收、拒收、退货、转拨)与后端(财务处理： 应收、应付、总帐)的充分整合为信息管理系统必要条件外, 客户要求的快速反应亦是重点, 如下简略介绍系统应如何达成此快速接单目的：

1、接单时： 如何在上千客户、上万商品快速找到所要资料, 可运用助记码来辅肋查询, 而助记码的命名规划即为管理上的重点, 如附件：

 

 

2、另客户不可能所有商品均会交易, 故记录客户曾交易商品供接单人员快速查询亦是重点, 如附件：

 

3.基础信息正确(批零价,中标价,扣率,单价取位,取位方式)